GPS en el vehículo de empresa: ¿es legal con trabajadores?

Sí, es legal poner un GPS en el vehículo de empresa que conducen tus trabajadores, siempre que les informes antes, por escrito y de forma clara, de que existe, para qué sirve y qué derechos tienen. Además, el seguimiento debe limitarse a la jornada laboral y ser proporcionado a lo que necesitas controlar. Si cumples eso, los datos del GPS valen incluso como prueba ante un juez.

¿Qué dice la ley sobre el GPS en vehículos de empresa?

Son dos normas las que mandan, y se leen juntas:

• El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control para verificar que la plantilla cumple sus obligaciones laborales, respetando su dignidad.
• El artículo 90 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) concreta cómo hacerlo con la geolocalización: se puede usar para el control laboral, pero informando antes, de forma expresa, clara e inequívoca, de la existencia del dispositivo, de sus características y de los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Dicho en llano: el GPS en sí no es el problema. El problema es instalarlo a escondidas, usarlo para algo distinto de lo que dijiste o mirar dónde está alguien un domingo por la tarde.

¿Qué tengo que contar a los trabajadores y cómo?

La ley pide que la información sea previa, expresa, clara e inequívoca. En la práctica, eso significa:

1. Por escrito. Un documento que el trabajador reciba y que tú puedas demostrar que entregaste.
2. Antes de activar el GPS. No vale avisar cuando ya lleva un mes funcionando.
3. Con contenido concreto: que el vehículo lleva un localizador, qué datos recoge (posición, recorridos, kilómetros), para qué los usas, quién puede verlos, cuánto tiempo los guardas y cómo ejercer sus derechos.
4. Junto a una política de uso del vehículo. Si el coche es solo para trabajar, dilo. Si se permite el uso privado, explica en qué condiciones.

Pedir un acuse de recibo firmado es lo más prudente. Aun así, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid (sentencia 144/2021) consideró válido el control porque se había informado, aunque no hubiera acuse firmado. No lo tomes como excusa: la firma te ahorra discusiones.

¿Puedo ver dónde está el vehículo fuera del horario laboral?

Aquí es donde más empresas se equivocan. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía La protección de datos en las relaciones laborales (2021), lo deja claro:

• El seguimiento debe limitarse a la jornada laboral.
• Geolocalizar fuera de jornada, en los descansos o durante una baja es excesivo.
• Los datos de fuera de jornada requieren el consentimiento expreso del trabajador.
• No se puede obligar a nadie a estar geolocalizable las 24 horas.

¿Y si dejo que se lleven la furgoneta a casa?

Es muy habitual en reformas, instalaciones y servicios técnicos: el operario sale de casa directamente a la primera obra. Tienes dos caminos razonables:

• Desactivar o no usar el seguimiento fuera de jornada. El vehículo sigue ahí, pero tú no consultas ni tratas esos datos.
• Separar el uso. Dejar por escrito qué trayectos son de trabajo y cuáles no, y tratar solo los primeros.

Lo que no conviene es dejar el GPS encendido sin reglas y mirar el mapa cuando te pica la curiosidad. Eso es justo lo que la AEPD considera desproporcionado.

La proporcionalidad: usar el GPS para lo que dijiste

Proporcionalidad significa que el control tiene que ser adecuado, necesario y no más intrusivo de lo que pide el objetivo. Unas preguntas sencillas te ayudan:

El principio de minimización va en la misma línea: recoge y consulta lo justo. Si para ti lo importante son los kilómetros y los vencimientos, no necesitas revisar cada parada de cada conductor.

La sentencia del Supremo de 2020, explicada sin jerga

La sentencia del Tribunal Supremo (Sala de lo Social) de 15 de septiembre de 2020, recurso 528/2018, es la referencia que todo el mundo cita. El caso, resumido:

• Una trabajadora tenía un vehículo de empresa con GPS.
• La empresa tenía una política que prohibía el uso privado del vehículo, y ella la conocía.
• El GPS mostró que había usado el coche fuera de su horario y durante una baja.
• La empresa la despidió y usó los datos del GPS como prueba.

El Supremo consideró que la prueba era válida. La clave no fue la tecnología, sino que la trabajadora sabía que el vehículo estaba localizado y sabía que no podía usarlo para fines privados. No había expectativa de intimidad sobre ese uso.

La lectura práctica para tu empresa: si informas bien y tienes una política de uso clara, el GPS te protege. Si no informas, ese mismo dato puede volverse en tu contra.

Checklist de cumplimiento antes de instalar

Antes de poner localizadores en tus furgonetas, repasa esta lista:

1. Redacta la política de uso del vehículo: si es solo laboral o si se permite el uso privado, y en qué condiciones.
2. Entrega la información por escrito a cada conductor antes de activar el GPS y guarda el acuse.
3. Define la finalidad: organización, seguridad del vehículo, mantenimiento, control laboral. Si piensas usarlo para sancionar, dilo.
4. Limita el seguimiento a la jornada y decide qué haces con el tiempo de uso privado.
5. Restringe el acceso: que cada persona vea solo lo que necesita.
6. Fija un plazo de conservación de los datos y respétalo.

Si tienes representación legal de los trabajadores, infórmales también. Y si ya tienes los GPS puestos sin haber hecho nada de esto, no esperes: informa ahora y a partir de ahí trabaja con las reglas claras.

Modelo orientativo de cláusula informativa

Este texto es solo un punto de partida. Es orientativo y no sustituye el asesoramiento jurídico: adáptalo a tu empresa con tu asesoría.

Información sobre el sistema de localización del vehículo

[Nombre de la empresa] le informa de que el vehículo con matrícula [matrícula], que la empresa pone a su disposición para el desempeño de su trabajo, dispone de un sistema de localización GPS que registra su posición, los recorridos realizados y los kilómetros.

Finalidad: [organización del trabajo, seguridad del vehículo, gestión del mantenimiento y control del cumplimiento de las obligaciones laborales, conforme al art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y al art. 90 de la LOPDGDD].

Los datos se tratarán solo durante la jornada laboral. [El uso privado del vehículo no está permitido / El uso privado está permitido en las condiciones de la política de uso adjunta, y durante ese tiempo los datos de localización no se consultarán ni se tratarán].

Tendrán acceso a los datos: [puestos o personas]. Se conservarán durante [plazo].

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión dirigiéndose a [correo o dirección].

Recibido: [nombre, fecha y firma del trabajador].

Cómo ayuda una herramienta bien diseñada

La ley pone el foco en informar y en no ver más de lo necesario, y la herramienta que elijas puede ayudarte o complicártelo. En Vehistrack para empresas, el equipo trabaja con permisos: cada conductor ve solo lo suyo y cada persona accede a lo que le corresponde según su papel. Los conductores usan WhatsApp, así que no tienen que instalar nada. Si estás comparando opciones, en la guía de GPS para flotas de furgonetas tienes las preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor.

Y recuerda que el GPS no es solo control: también sirve para no perder de vista los kilómetros y los vencimientos, como cuándo le toca la ITV a cada furgoneta.

Preguntas frecuentes

¿Necesito el consentimiento del trabajador para poner un GPS?

Para el control durante la jornada, no: basta con informar antes, de forma expresa, clara e inequívoca, según el artículo 90 de la LOPDGDD. Para tratar datos de fuera de la jornada sí haría falta su consentimiento expreso, según la AEPD.

¿Puedo poner el GPS sin decírselo a nadie?

No. Un GPS oculto a la plantilla incumple el deber de información y los datos podrían no servirte como prueba. Que el dispositivo esté físicamente oculto (para que un ladrón no lo encuentre) es otra cosa: lo que no puede estar oculto es su existencia.

¿Vale como prueba para un despido?

Puede valer, como en la sentencia del Supremo de 2020, si informaste antes y había una política de uso conocida. Antes de usarlo en un despido, consulta con un abogado laboralista.

¿Qué pasa si el trabajador usa su propio coche?

Es un caso distinto y más delicado: el vehículo es suyo y la expectativa de intimidad es mayor. No instales nada en un vehículo particular sin asesoramiento previo.

¿Sirve de algo un GPS si no lo uso para controlar a nadie?

Sí. Muchas empresas lo usan sobre todo para saber dónde está cada vehículo, recuperarlo si se lo llevan y tener los kilómetros reales para el mantenimiento. Aun así, si lo conduce un trabajador, hay que informarle igual.