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Un GPS para flotas te dice dónde está cada furgoneta en tiempo real, qué recorrido ha hecho cada día y cuántos kilómetros lleva, y te avisa cuando un vehículo entra o sale de una zona. Bien elegido, también te ayuda con lo que más dinero cuesta en una pyme: el mantenimiento que se olvida y los papeles que caducan. Para elegirlo, fíjate menos en lo bonito del mapa y más en la permanencia, la instalación, la cuota de datos y si tus conductores tendrán que aprender algo nuevo.
- Una flota pierde dinero por tres agujeros: no saber dónde están los vehículos, gastos que no cuadran y administración que se come el día.
- Un buen GPS de flota combina mapa en vivo, rutas, geocercas, avisos, kilómetros y coste por vehículo.
- Antes de firmar, pregunta por permanencia, mínimo de vehículos, instalación, cuota de datos y app para conductores.
- Hay que informar a la plantilla antes de instalarlo.
- Lo sensato es empezar con 2 o 3 furgonetas y ampliar si funciona.
Los tres agujeros de gestionar una flota pequeña
Si tienes entre 2 y 30 furgonetas, probablemente reconozcas al menos uno de estos problemas.
1. No saber dónde están
Un cliente llama porque el técnico no ha llegado. Tú llamas al técnico, que va conduciendo y no contesta. Mientras tanto, otra furgoneta está a diez minutos de la dirección y nadie lo sabe. Sin un mapa, cada pregunta sobre «dónde está» cuesta una llamada.
2. El gasto que no cuadra
A final de mes, el combustible, los talleres y las multas salen de la cuenta de la empresa, pero nadie sabe con certeza qué vehículo gasta más ni si un taller ha cobrado una revisión que tocaba dentro de 5.000 km. Sin kilómetros reales por matrícula, el gasto es una sola cifra grande y opaca.
3. La administración que se come el día
ITV, seguro, impuesto, revisiones, neumáticos. Con cinco furgonetas son una veintena de fechas al año, o más, cada una en un papel distinto. El día que se escapa una, la furgoneta se queda parada o te llega una multa. Para una furgoneta de hasta 3.500 kg, por ejemplo, la ITV pasa a ser anual a partir de los 6 años y semestral a partir de los 10, según el Real Decreto 920/2017. Llevarlo de memoria con varias furgonetas de edades distintas no funciona.
¿Qué controla un GPS de flota?
Estos son los módulos que conviene que tenga una solución completa. No todos los proveedores los incluyen todos.
| Módulo | Qué te resuelve |
|---|---|
| Mapa en vivo | Ver dónde está cada vehículo sin llamar a nadie. Asignar el aviso al que está más cerca. |
| Historial de rutas | Comprobar un recorrido cuando un cliente dice que nadie pasó, o revisar cómo se organizó el día. |
| Geocercas | Recibir un aviso cuando un vehículo entra o sale de una zona: el almacén, una obra, la base. |
| Avisos | Golpe con el vehículo aparcado, localizador desconectado, salida de zona. |
| Kilómetros y mantenimiento | Saber cuántos kilómetros lleva cada furgoneta y cuándo le toca la revisión. |
| Coste por vehículo | Mantenimientos y reparaciones asociados a cada matrícula, para saber qué te cuesta cada una. |
El último módulo es el que más se olvida y el que más dinero ahorra. Un mapa te dice dónde está la furgoneta hoy. El coste por vehículo te dice si te compensa seguir con ella el año que viene.
¿Qué preguntar al proveedor antes de firmar?
Muchos contratos de GPS de flota se parecen al de un operador de telefonía: letra pequeña, permanencia y cuotas que aparecen después. Haz estas preguntas y pide las respuestas por escrito.
- ¿Hay permanencia? Si el servicio no te convence a los tres meses, ¿puedes irte sin penalización?
- ¿Hay un mínimo de vehículos? Algunos proveedores exigen un número mínimo. Si tienes 3 furgonetas, compruébalo antes de nada.
- ¿Quién instala y cómo? En una furgoneta conviene una instalación cableada y oculta, hecha por un profesional, para que no se pueda desenchufar con facilidad. Pregunta si tiene batería de respaldo.
- ¿La cuota de datos va aparte? El localizador necesita una SIM. Averigua si está incluida o si pagarás una conexión mensual adicional.
- ¿Los conductores necesitan instalar una app? Cada app nueva es una excusa para no usarla. Cuanto menos tengan que aprender, mejor.
- ¿Por dónde llegan los avisos? Un correo que se lee a las ocho de la tarde no sirve para un golpe a las once de la mañana. Un aviso por WhatsApp se ve al momento.
Pregunta también qué pasa con tus datos si te das de baja y si el precio es por vehículo o por paquete.
Sin mínimo de vehículos, se paga por vehículo y mes, con prueba gratis de 30 días.
Ver el plan para empresasErrores típicos al implantar un GPS de flota
Comprar por el mapa y olvidarse de los vencimientos
El mapa es lo que se ve en la demostración, y es lo primero que deja de mirarse. Al cabo de unas semanas, lo que de verdad te ahorra disgustos es que alguien te avise de que a la furgoneta 3 le caduca la ITV dentro de un mes o de que la 5 ya ha pasado los kilómetros de la revisión. Si el sistema solo pinta puntos en un mapa, te deja sin cubrir la mitad del problema. Recuerda que conducir con el seguro caducado se sanciona con multas de 601 € a 3.005 € y la inmovilización del vehículo.
No informar a la plantilla
Instalar el GPS sin avisar es el error más caro, porque puede invalidar los datos y abrir un conflicto laboral. La ley exige informar antes, por escrito, de forma clara. Te lo explicamos paso a paso, con una checklist y un modelo de cláusula, en ¿es legal poner un GPS en el vehículo de empresa?.
Querer controlarlo todo desde el primer día
Si activas veinte tipos de avisos, al tercer día los ignorarás todos. Empieza con dos o tres que de verdad te importen (salida de la base fuera de horario, localizador desconectado, vencimientos) y añade más cuando los tengas dominados.
No apuntar el mantenimiento
Saber los kilómetros no sirve de nada si nadie registra cuándo se cambió el aceite. Sin ese registro no hay coste por vehículo ni aviso de revisión. Si quieres entender los intervalos, tienes una guía de mantenimiento por kilómetros.
Cómo empezar con 2 o 3 furgonetas de prueba
No hace falta equipar toda la flota de golpe. Un piloto bien hecho te dice en pocas semanas si merece la pena.
- Elige 2 o 3 vehículos distintos: el que más kilómetros hace, el más antiguo y el que más quebraderos de cabeza te da.
- Informa a los conductores de esos vehículos por escrito antes de instalar nada.
- Instala los localizadores y carga los datos básicos: matrícula, kilómetros actuales, fecha de ITV, seguro e impuesto.
- Define dos o tres geocercas: la base y las obras o clientes que más visitas.
- Úsalo un mes y apunta qué decisiones tomaste gracias al GPS: una llamada que no hiciste, un aviso que llegó a tiempo, una revisión que no se pasó.
- Decide con datos: si el piloto te ha ahorrado tiempo o disgustos, amplía. Si no, sin permanencia, lo dejas.
Cómo encaja Vehistrack en una flota pequeña
Vehistrack para empresas está pensado para este tamaño de flota: toda la flota en un mapa, historial de rutas (puedes superponer dos días para compararlos), geocercas con aviso, coste por vehículo con los mantenimientos y reparaciones de cada matrícula y sus kilómetros, y los vencimientos de toda la flota con aviso anticipado. Cada conductor ve solo lo suyo y usa WhatsApp, así que no tiene que aprender nada. Los localizadores para furgonetas se instalan cableados y ocultos, con batería de respaldo, y llevan una SIM con datos incluidos (500 MB o 5 años, lo que llegue antes), sin cuota de conexión aparte.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos vehículos hacen falta para que compense un GPS de flota?
No hay un número mágico. Con 2 o 3 furgonetas ya notas la diferencia en llamadas y en vencimientos controlados. Lo importante es que el proveedor no te exija un mínimo.
¿Se puede desenchufar el GPS de una furgoneta?
Por eso en furgonetas se recomienda una instalación cableada y oculta. Además, un buen sistema te avisa si el localizador se desconecta.
¿Tengo que pedir permiso a los conductores?
No necesitas su consentimiento para el uso en jornada, pero sí informarles antes, por escrito y de forma clara. Fuera de jornada el seguimiento es excesivo salvo consentimiento expreso.
¿El GPS sirve para controlar el combustible?
Indirectamente: con los kilómetros reales de cada vehículo puedes comparar lo que se ha repostado con lo que se ha recorrido y detectar consumos que no cuadran.
¿Qué pasa si una furgoneta cambia de conductor?
Lo importante es que el historial (mantenimientos, reparaciones, kilómetros) siga asociado a la matrícula y no a la persona. Así no se pierde nada cuando cambia quien la conduce. Y no olvides informar al nuevo conductor.
